コラム

退去連絡は証拠を残さないとトラブルに発展するかも!?

 退去連絡のタイミングによっては翌月家賃がかかることも。


賃貸契約書の内容によっては、「ちょうど一ヶ月前」ではなく「一ヶ月以上前」に退去連絡をしないと日割り家賃を余分にとられることがあります。

また、退去連絡は電話だけでいいのかどうかも必ず確認しましょう。このとき、①電話口に出た担当者名 ②電話した日時を必ずメモで残しておきましょう。なぜなら、電話に出た担当者が社内に伝え忘れる場合があるからです。

 

実録!突然の入居者からの電話「現地にいるのですが、まだですか?」で発覚した担当者の伝達ミス


私が実際に管理会社にいたときの話です。

入居者からいらだった様子で「現地で待っているのですが、まだですか?」という電話があり、事情をきくと退去立ち合いの約束に担当者が現れないとのこと。

電話に出た社員は、あわてて社内全員に「どなたか〇〇さんの退去連絡を受け付けた方、いませんか?」と呼びかけました。しかし誰からも手が上がらない!?

しかたなく入居者に、‘退去連絡のとき電話に出た担当者名‘を聞き出そうとしますが、思い出せないとのこと。男性か女性かを聞き出し、ようやく誰が受け付けたのかがわかりました。

その担当者はたまたま有給をとって社内にいなかったため、確認に時間がかかりました。

退去連絡の社内共有を忘れたことは一度や二度ではありません、なんでもよく忘れる社員でした。

 

必ず証拠を残すようにしよう!


その社員が思いだしてくれたからまだいいものの、退去連絡の電話を受けたことさえ忘れてしまう担当者もいます。電話連絡したあとは証拠を残すようにしましょう。

考えられる対策

  1. メールをする(担当者個人のメールではなく、全社員が確認できるメールにする)
  2. 後日、退去に関すること(費用、分からないこと)でもう一度連絡して他の人にも伝わっているかどうかを確認する
  3. 少なくとも電話に出た担当者名と日時をメモする
  4. 土日休みの管理会社が多いので平日に電話する(警備会社、休みを満喫中の社員個人の携帯につながることが多い)

 

退去連絡がなかったことに・・・想定されるこんなケース


  • 電話に出た担当者が「電話だけでいい」と言ったのに、実は書面(メール、FAX、手紙など)が必要だった。
  • 電話に出た担当者が新人ですぐに辞めてしまったため、社内に伝わっていなかった。
  • 人手不足で一人で受ける電話が多すぎたため、メモが埋もれてしまい、電話の内容さえ思い出せない。
  • 土日に電話したが、土日の対応は社員ではなく警備会社だったため、うまく引き継ぎできていなかった。
  • 土日休みと知らずに電話したら、(会社の電話を個人の携帯に転送していて)担当者が寝起きで覚えていなかった。
  • ミスが多い担当者が電話に出てしまい、社内で共有する前に忘れられてしまった。

 

退去する入居者はお客様ではない


自分では退去連絡したつもりでも管理会社が連絡を受けていないと主張したとき、証拠がなければ、連絡したことを認めてくれない管理会社は存在します。その場合は賃貸契約書の内容にしたがって余分な家賃を請求されることになります。

管理会社としては、‘自分たちのミスで事前に大家さんに退去連絡できなかった‘ことにしたくないので、入居者の主張を認めないで日割り家賃を請求したいのです。文句を言いたいところですが、相手にしてもらえないのであきらめましょう。管理会社にとってのお客様は大家さんであり入居者ではありません。まして退去する入居者ならなおさらです。

 

退去するときも費用がかかる場合がある!


家探しをする前に、必ず賃貸契約書を確認しましょう。契約内容によっては「退去時清掃料」「ハウスクリーニング費用」「FF式ストーブ整備分解料」「シリンダー交換料」などを支払うことになっているかもしれません。

 

まとめ


  • 退去連絡は「ちょうど一ヶ月前」ではなく「一ヶ月以上前」にすること。賃貸契約書をよく確認しよう。
  • 退去連絡したあとは、できるだけメールするなど証拠を残そう。少なくとも電話に出た担当者名はメモしておこう。
  • 退去時費用があるかどうか、賃貸契約書をよく確認しよう。

新築(中央区の2LDK)

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